Entreprendre une transformation numérique peut être déstabilisant. Aujourd’hui, au-delà des incontournables budgets en TI, il est essentiel de prévoir des efforts et investissements importants pour accompagner la transformation organisationnelle : revoir les processus, les dimensions humaines et organisationnelles.
Parce que le changement, c’est beaucoup plus qu’un système !
Le volet technologique exige déjà des investissements considérables et une navigation dans un univers que les comités de direction maîtrisent encore peu. Le langage est spécifique, les impacts hors système sont nombreux, mais rarement pris en compte lors du choix d’une solution et d’un intégrateur. Et pourtant…
Il y a 20 ans, l’implantation d’un PGI (ERP) impliquait déjà de nombreuses personnalisations, malgré le souhait d’implanter « vanille ». Cela entraînait des changements majeurs dans les processus, les rôles, les responsabilités et les façons de faire. Dès le début des années 2000, les experts s’accordaient à dire que plus de 30 % de ces projets échouaient complètement, et qu’un autre 30 % seulement atteignaient les bénéfices escomptés.
La technologie s’est simplifiée, mais c’est à l’organisation de s’adapter
Aujourd’hui les solutions infonuagiques limitent fortement la personnalisation. Si on ne peut plus adapter le système à l’organisation, il faut adapter l’organisation au système… et c’est souhaitable. Pourquoi ?
Parce que les objectifs les plus fréquemment cités lors de l’implantation de nouvelles technologies sont : gains d’efficacité, standardisation, optimisation des processus, etc. Ces promesses reposent sur des solutions standardisées, basées sur les meilleures pratiques. Mais cela signifie aussi que les impacts sur les organisations, les structures et les individus sont encore plus importants.
« Certaines études menées auprès de vice-présidences TI démontrent que la part des budgets d’implantation de PGI (ERP) dédiée à la gestion du changement et de la formation croît beaucoup plus rapidement que celle consacrée à la technologie. »
Comment bien se préparer à intégrer un PGI (ERP) dans ce contexte ?
1. Bien comprendre vos besoins
Avez-vous analysé votre chaîne de valeur pour identifier les sources potentielles de gains (automatisation, réduction des délais, élimination des doublons, diminution des erreurs, etc.) ?
Avez-vous quantifié les bénéfices attendus et identifié les leviers pour les atteindre ? La réponse est souvent un mélange de réorganisation du travail, de changements de comportements ET de technologie.
2. Identifier vos incontournables et vos différenciateurs
Les solutions choisies doivent impérativement répondre à vos besoins essentiels. On pourrait croire qu’une facture est une facture… mais selon votre secteur, elle peut être bien plus complexe. Il est donc crucial de valider, avant de signer, la faisabilité de vos exigences non négociables. Sinon, vous vous exposez à des risques majeurs qui pourraient freiner votre progression.
3. Comprendre les changements organisationnels requis
- Le flux de travail sera-t-il modifié ?
- Qui fera quoi ?
- Quelles nouvelles compétences seront nécessaires ?
- Comment les départements collaboreront-ils ?
- Quelles seront les répercussions sur vos clients et fournisseurs ?
Plus vous serez conscients de ces impacts, mieux vous pourrez planifier les budgets, les efforts et éviter les mauvaises surprises.
4. Évaluer les délais réels d’implantation
Ne vous fiez pas uniquement au plan de l’intégrateur. Le changement dépasse largement la technologie. Il faut se donner le temps de comprendre avant de décider. Cela semble logique, mais la pression de livrer rapidement pousse souvent à faire confiance trop vite.
C’est souvent lors des essais qu’on réalise qu’on avait mal compris certains éléments… mais il est alors trop tard. On doit soit faire avec, au détriment des résultats, soit tout reprendre, avec des coûts et des délais supplémentaires.
5. S’entourer de personnes d’expérience
Les pièges sont nombreux. Plus vous vous entourez de personnes ayant vécu diverses implantations (technologies, industries, cultures), plus vous serez en mesure d’éviter les erreurs fréquentes.
Vous ne savez pas ce que vous ne savez pas. Entourez-vous de guides capables de vous orienter vers les bonnes questions. Vous aurez besoin d’expertise à deux niveaux : gestion de projet et transformation organisationnelle.
Choisissez des experts qui vous aident à comprendre, pas ceux qui veulent tout faire à votre place. Apprenez d’eux. Servez-vous de leur expérience pour bâtir la vôtre.
Une transformation numérique bien planifiée peut véritablement vous propulser. L’inverse peut mener au chaos et à des pertes importantes. C’est un pensez-y bien !
Manon Champagne, Présidente et cofondatrice